こんにちは。総務部の宇治野清隆です。
今日から11月、久しぶりにネクタイを絞めての出勤です。
9月は涼しい日が多く、10月の中旬には昼間の気温が29度の日もありましたが、今週からは秋らしい気温です。今日は清々しい秋晴れの空が広がっています。
（本庁舎から見た箕面の山々）
先日の日曜日、10月に入って2回目の、それも2週続けての台風が日本列島に影響を与えました。
先の台風第21号は超大型で勢力も強く、近畿地方でも多くの被害が出ましたが、今回の台風第22号は中心が太平洋上にそれたため、箕面市では災害対策本部の立ち上げまでには至りませんでした。
－ 便 －
今回は、箕面市役所の「全庁集中連絡便」について紹介をします。
どこの市役所でも本庁以外に、支所や学校、保育所、図書館などの出先機関があり、本庁と出先機関との間で事務文書などのやり取りを必ず行う必要があります。
多くの自治体では、それぞれの出先機関の職員が毎日、若しくは隔日に本庁に公用車等で来て、関係部署に立ち寄り、事務の連絡や書類のやり取りを行って、また出先機関に戻る。いわゆる「連絡便」と呼ばれる業務を行っています。
この場合、当然に往復の時間を要し、担当者が休みの場合は、他の職員の業務に負担がかかります。また、隔日連絡便の場合は、書類が出先機関に届くまでのタイムラグが生じ、結果、事務処理等に通常より時間を要するなどの課題がありました。
この連絡便業務を集中管理すると、業務時間が短縮され、その時間を他の業務に充てることができます。また、事務処理に要するトータル時間も短縮され、ひいては市民サービスの向上につながることから「全庁集中連絡便」の業務を始めました。
今年の6月下旬からスタートし、現在は順調に運用できていますが、これまで様々な課題がありました。
まず、本庁と37箇所にも及ぶ出先機関とのルートをどのように効率よく、開庁時間内に回ることができるのか、個人情報が含まれる書類の取り扱い、それぞれの受け渡しの認証をどうするのか、届けられた書類を本庁内や支所内でそれぞれの課・室へどう配布するのか、受け渡しはどうするのか、配送中の事故や緊急事態の対応など、関係部署との協議や運用の中で改善を繰り返し行いました。
それぞれの課題を解決しながら、現在は3名の職員が連携して取り組んだことで、連絡に要する時間が当初見込みよりも短縮することができ、作業効率が向上されています。
また、箕面市では、子どもたちが通学している学校の図書館を通じて公共図書館の本を借り、また返却も行われています。この学校と公共図書館の本の配送業務を新たな業務として「全庁集中連絡便」でできないか検討を行っています。
近年、宅配便が普及している中、そのノウハウを取り入れ、この「全庁集中連絡便」をより効率的にすることで、新たな業務に対応できないかも考えています。
「ゆるキャラ（R）グランプリ2017」が8月1日（火曜日）にスタートしました。市では11月10日（金曜日）の投票期間終了までの間、「滝ノ道ゆずる」を応援する統一キャンペーンを展開中です。
滝ノ道ゆずるは、6年連続で大阪1市を獲得しており、有名企業とコラボしたり、数々のイベントに参加したりと活躍の場を広げています。箕面市を広くPRするため、グランプリでの日本一を目指していますので、市民のみなさまの投票、応援をよろしくお願いします。